Vedtægter for Julehjælp Nordsjælland
§1 Navn og hjemsted
1.1 Foreningens navn er Julehjælp Nordsjælland.
1.2 Foreningen har hjemsted i Nordsjælland, Danmark.
§2 Formål
2.1 Foreningens formål er at uddele julehjælp og dermed hjælpe udsatte børnefamilier på Sjælland med at få en bedre jul. Tidligere familier, som har søgt julehjælp uden for Sjælland, er undtaget fra denne regel.
2.2 Foreningens motto er: "Fordi alle børn fortjener en GOD jul."
§3 Kriterier for at søge julehjælp
3.1 Ansøgeren skal have mindst ét barn under 18 år i husstanden for at kunne ansøge om julehjælp.
3.2 Gaveværdien pr. barn må maksimalt være 400 kr. i indkøbsværdi, og en julekurv må maksimalt have en værdi af 800 kr. pr. familie.
3.3 Brugte gaver, typisk doneret af private, defineres som en ekstra gave.
3.4 Ansøgningsfristen for julehjælp er den 1. december, og svar gives samme dato, hvis ansøgeren tildeles julehjælp.
3.5 Julegaver og julekurve fra Julehjælp Nordsjælland leveres den 2. søndag i december. Der skal være en person til stede på adressen mellem kl. 09.00 og 20.00 for at modtage hjælpen. Gaver og julekurve efterlades ikke ved døren, hvis ingen er til stede ved afleveringstidspunktet. Såfremt ingen er til stede på adressen, frafalder julehjælpen.
§4 Behandling af personlige oplysninger og ansøgerforpligtelser
4.1 Når der søges om julehjælp giver ansøger automatisk samtykke til, at personlige oplysninger som navn, adresse m.v. registreres og deles med relevante parter involveret i gaveuddelingen og kontakten ved levering. Oplysningerne opbevares digitalt i STRUCT.
4.2 Julehjælp Nordsjælland har tilladelse til at kontrollere de oplysninger, der gives i ansøgningen.
4.3 Ansøgeren forpligter sig til at informere Julehjælp Nordsjælland, hvis vedkommende modtager julehjælp fra andre organisationer.
4.4 Hvis en modtager undlader at informere foreningen om modtagelse af julehjælp fra andre steder, kan det medføre, at den tildelte hjælp fra Julehjælp Nordsjælland bortfalder.
§5 Auktioner og afhentning af gaver
5.1 Gaver, der bortauktioneres som led i fundraising for foreningen, skal afhentes senest den 31. december.
5.2 Gaver, der ikke afhentes inden fristen, overgår automatisk tilbage til Julehjælp Nordsjælland.
§6 Bestyrelse
6.1 Foreningen har ingen medlemmer, men en bestyrelse bestående af 5-8 personer.
6.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer.
6.3 Bestyrelsen er ansvarlig for drift, udvikling og fundraising.
6.4 Der føres referat af alle bestyrelsesmøder, som opbevares elektronisk.
6.5 Der afholdes en årlig generalforsamling senest den 30. marts, hvor nye medlemmer kan vælges til bestyrelsen.
§7 Økonomi
7.1 Foreningens regnskabsår løber fra 1. maj til 30. april.
7.2 Regnskabet revideres af en af bestyrelsen valgt revisor.
7.3 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med sin egen formue, og bestyrelsen hæfter ikke personligt.
§8 Finansiering
8.1 Julehjælp finansieres via kontante donationer, fundraising, sponsorgaver modtaget fra virksomheder samt private, som sættes på auktion på foreningens Facebook-auktionsside, samt salg af egne merchandise.
8.2 Alle penge doneret til foreningen administreres via foreningens egen bankkonto.
§9 Opløsning
9.1 Opløsning af foreningen kræver 2/3 flertal på en generalforsamling samt en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling.
9.2 Ved opløsning af foreningen overgår dens midler til det velgørende formål Red Barnet.
§10 Bestyrelsens ansvar
10.1 Bestyrelsen er ansvarlig for at rekruttere og koordinere frivillige.
10.2 Bestyrelsen skal sikre, at al kommunikation, både internt og eksternt, er i overensstemmelse med foreningens værdier og formål.
§11 Frivilliges rettigheder og ansvar
11.1 Frivillige har ret til at blive behandlet med respekt og retfærdighed og skal informeres om deres arbejdsopgaver og ansvar.
11.2 Frivillige er ansvarlige for at overholde foreningens retningslinjer, værdier og etiske standarder under udførelsen af deres opgaver.
11.3 Frivillige stiller deres tid og arbejdskraft til rådighed for foreningen. Der kan ikke søges kompensation for udlæg til f.eks. benzin eller forplejning i forbindelse med udførsel af de frivillige opgaver. Direkte udlæg til indkøb af gaver og mad til gavekurve er undtaget.
§12 Ændring af vedtægter
12.1 Ændringer af vedtægterne kan kun foretages på en generalforsamling med 2/3 flertal af de fremmødte bestyrelse.